واجه العميل تحديات كبيرة في إدارة الخدمات المقدمة لدافعي الضرائب عبر حسابات بريد إلكتروني متعددة. وتشمل هذه التحديات ما يلي:
وقد أثر هذا الوضع سلبًا على صورة العميل من حيث تقديم خدماته وسعيه لتحقيق الرقمنة الشاملة.
كانت شركة الأمن السيبراني تعاني من العديد من أوجه القصور التشغيلية الداخلية، حيث انتشرت أدوات الخدمة الذاتية الأساسية للموظفين في الشركة، مثل خدمات الموارد البشرية (طلبات الإجازات والاستفسارات المتعلقة بالمزايا) ودعم تكنولوجيا المعلومات والخدمات المالية، عبر منصات متعددة.
كان على الموظفين التبديل بين الأنظمة لإكمال المهام اليومية، مما أدى إلى الارتباك وإضاعة الوقت. مما أعاق الإنتاجية ورضا الموظفين
لم تكن هناك بوابة واحدة للوصول إلى التحديثات أو الأخبار أو الأحداث على مستوى الشركة.
غالبًا ما يفوت الموظفون الإعلانات المهمة، حيث كانت المعلومات مبعثرة عبر سلاسل البريد الإلكتروني المختلفة أو المنصات الداخلية.
أثرت التجربة المجزأة سلبًا على معنويات الموظفين ومشاركتهم.
أدت العمليات التي تستغرق وقتًا طويلاً إلى تقليل الكفاءة التشغيلية والإنتاجية بشكل عام.
تم تطوير نظام إدارة خدمات البريد الإلكتروني باستخدام منصة Pega كملف
.avif)
إنشاء التذاكر في النظام تلقائيًا عند تلقي بريد إلكتروني من دافع الضرائب وتخصيصه للإدارة المختصة لمعالجته من خلال تقنيات تصنيف الرسائل تلقائيًا وإنشاء الطلبات ومتابعتها.
يمكن للموظفين تقديم طلبات الإجازات والوصول إلى معلومات الرواتب وطلب دعم تكنولوجيا المعلومات من خلال واجهة واحدة.
دمج حسابات بريد إلكتروني متعددة في نظام مركزي مع تحسين آليات التصنيف.
تم تمكين الميزات التفاعلية مثل لوحات المناقشة وأدوات مشاركة الملفات لتعزيز التعاون بين الفرق.
تخصيص الطلبات للفرق المعنية بناءً على آليات فعالة، مع تقليل التأخير وضمان التوزيع العادل.
يمكن للموظفين الوصول إلى الأدوات والخدمات المستخدمة بشكل متكرر بسرعة من خلال القوائم والأدوات المخصصة.
توفير تقارير ولوحات معلومات تفاعلية لمراقبة الإنتاجية وتحليل مستوى الخدمة.
تم تصميم النظام ليكون قابلاً للتطوير، مما يسمح بالتكامل المستقبلي للأدوات والميزات الجديدة مع تطور احتياجات الأعمال.
يعد نظام إدارة خدمات البريد الإلكتروني علامة فارقة مهمة في رحلة المنظمة نحو تحقيق أهدافها الاستراتيجية وتعزيز الابتكار التقني. وقد أثبتت المنصة فعاليتها في تلبية المتطلبات الوظيفية بشكل شامل، مع تقديم أداء يفوق التوقعات في العديد من المجالات الحرجة.
قدمت المنصة تجربة متكاملة للمستخدمين من خلال إدارة التذاكر الفعالة التي ساهمت في تحسين سير العمل وتقليل وقت الاستجابة بنسبة 30%.
أدى الوصول المركزي إلى الخدمات إلى التخلص من حاجة الموظفين إلى تسجيل الدخول إلى أنظمة متعددة، مما قلل من اختناقات سير العمل
وقد أظهرت المنصة قدرة عالية على التعامل مع حجم كبير من الطلبات، مما يدل على استعدادها للتوسع في المستقبل.
أظهرت استطلاعات مشاركة الموظفين زيادة بنسبة 35% في الرضا، حيث وجد الموظفون أنه من الأسهل إكمال المهام الروتينية والبقاء على اطلاع.
قدم النظام لوحات معلومات وتقارير لمساعدة الإدارة في الحصول على رؤية واضحة للتذاكر وسير العمل. يمكن تخصيص لوحات المعلومات والتقارير على مستوى المستخدم لمساعدة المستخدمين على إنشاء تقارير بناءً على تفضيلاتهم.
كانت الإعلانات المهمة مرئية لجميع الموظفين في الوقت الفعلي، مما عزز الشعور بالترابط عبر المؤسسة.
وقد أثبتت المنصة استقرارها وسرعتها في معالجة الطلبات المعقدة، مما يضمن تقديم خدمات مستدامة بجودة عالية.
تم تصميم البوابة مع وضع قابلية التوسع المستقبلية في الاعتبار، مما يسمح بالتكامل السهل للميزات الإضافية أو خدمات الأعمال الجديدة مع نمو احتياجات الشركة.
أتاحت التعليقات المنتظمة من الموظفين التحسينات والتحديثات المستمرة لوظائف البوابة.
